El usuario eficaz conoce varios conceptos relativos al software de computación, cómo manejar y usar el hardware, el sistema operativo y la interfaz gráfica (GUI) y uno o más programas de aplicación.

Cuando se adquiere un sistema de computación, se reciben varios componentes. La instalación del hardware implica conectar las diversas partes del sistema mediante cables de varios tipos. La instalación de software implica copiar en el disco duro los archivos de programa y de datos, desde los discos originales proporcionados por el distribuidor. La instalación de software es un proceso de dos pasos, tanto para el software de sistema como el de aplicación: copiar los archivos en el disco duro y establecer la información de sistema, editando las opciones predeterminadas (valores estándar) según se necesite. Cuando se necesita ayuda, se emplea el comando ayuda , que por lo general depende del contexto.

Cuando se enciende la computadora, arranca el sistema. Primero, el programa contenido en la memoria de solo lectura (ROM) inicia el sistema y efectúa la revisión del sistema . Después se carga en la memoria de acceso aleatorio (RAM) el sistema operativo, el cual se hace cargo del sistema y le presenta al usuario el indicador del sistema o una interfaz gráfica con opciones. La RAM constituye el almacenamiento temporal para datos y programas durante el procesamiento.

Para cerrar el sistema en forma debida, se efectúa la rutina de salida de todos los programas activos entes de apagar la corriente.

Cuando escribe un comando, el usuario debe ser explicito. Los dispositivos básicos de entrada que se encuentran en todas las PCs, las estaciones de trabajo y muchas VDT son el teclado y un dispositivo para señalar y dibujar. Además de las teclas alfanuméricas estándar, los teclados tienen teclas de función. Al oprimir ciertas teclas de función se le presenta al usuario un menú. Algunos paquetes de software se distribuyen junto con una plantilla de teclado que indican los comandos asignados a cada tecla de función. Los teclados también están equipados con un teclado numérico, así como con el teclas de control del puntero, las cuales se usan para colocar el cursor de texto y para el desplazamiento.

El ratón se maneja con la mano y cuando se desplaza por el escritorio, mueve el cursor gráfico en forma correspondiente. El cursor gráfico se usa para señalar y para dibujar. Los dispositivos para señalar y dibujar se usan para colocar rápidamente el cursor gráfico. Por lo general, se hace clic con el botón izquierdo del ratón para seleccionar un elemento del menú. El doble clic y el clic simultáneo aumentan las funciones del ratón. El botón se mantiene oprimido para arrastrar el cursor gráfico por la pantalla.

A las jerarquías de menús también se les llama árboles. Cuando se selecciona un elemento del menú principal , por lo general se abre otro menú de actividades. El menú puede aparecer como barra de menú en la parte de interfaz de usuario de la aplicación, como menú desplegable , menú contextual o menú en cascada . Las opciones de menú que no están disponibles o están desactivadas aparecen atenuadas.

Los paquetes de software ofrecen al usuario tres formas de seleccionar un elemento de menú: mediante las flechas izquierda/derecha, arriba/abajo; mediante el carácter mnemónico ; mediante el puntero del ratón, señalando la opción deseada. La mayoría de los menús le presentan al usuario las opciones predeterminadas en un cuadro de dialogo . Las especificaciones necesarias para el procesamiento se presentan en forma de parámetros.

La barra de botones , que pueden personalizarse, contienen imágenes rectangulares que representan una opción o comando del menú.