El software de base de datos le permite a los usuarios crear y mantener una base de datos, así como extraer información de ella. Una vez creada la base de datos, se le pueden eliminar, modificar y agregar datos.

Tanto el software de hoja de cálculo como de base de datos nos permiten trabajar con datos tabulares y registros en una base de datos. El software de hoja de cálculo ofrece mayor flexibilidad para la manipulación de datos tabulares. El de base de datos ofrece mayor flexibilidad para la manipulación de sus registros.

En el software de base de datos se usa el enfoque de bases de datos relacionales para el manejo de los datos. Las bases de datos relacionales están organizadas en tablas, en las que una fila corresponde a un registro y una columna, a un campo.

En el software de base de datos, el usuario define la estructura de la tabla para identificar las características de cada campo que contenga. Los campos relacionados entre sí forman registros.

El software de base de datos también permite recuperar, ver e imprimir registros usando la técnica consulta por ejemplo . Para esto, el usuario establece las condiciones de la selección de registros, creando una expresión relacional. Con operadores relacionales , que definen las condiciones deseadas. Pueden combinarse varias expresiones en una sola condición mediante los operadores lógicos .

Pueden desplegarse los registros de una base de datos según diversos tipos de ordenamiento. Para ordenar los registros se selecciona un campo clave primario y, de ser necesario, uno secundario. El software de base de datos puede crear reportes personalizados y formateados.